Collective Imagination – Parijs 2007

auteur: Ben J. Hilgers

Locatie: Cité Internationale Universitaire de Paris

Verslag van het Gallery Systems congres in Parijs. Dit verslag is bedoeld om een beeld te geven van de dag en in het verslag zijn enkel persoonlijke verslagen opgenomen, puur om een indruk te geven van de dag. Aangezien er soms meerdere lezingen gelijktijdig werden gegeven was het onmogelijk een compleet beeld van deze dag te geven.

Voorprogramma - 27 maart 2007

Museum de Quai Branly, Parijs.

Een rondleiding met een kleine 30 man door het nieuwe Museum de Quai Branly, Parijs; een volkenkundig museum waarbij we door het deel Afrika en Amerika zijn geleid en ook nog kort zelf rondgelopen hebben. Apart aan het museum waren de donkere kleuren en lage verlichting waarbij vooral de objecten op de voorgrond komen. Ander opvallend element was dat de architectuur in het interieur geen rechte wanden heeft gebruikt maar bijvoorbeeld wel een kronkelend pad met gegolfde wanden en bekleed met leer. Aansluitend was een receptie in een restaurant.

Congresdag 28 maart 2007

Er waren drie soorten programma-onderdelen. Gezamenlijke sessies waarbij iedereen aanwezig is drie technische of gebruikerssessies die naast elkaar werden gegeven. Ik heb zelf vooral de gebruikerssessies gevolgd. De gemeenschappelijke sessies als ook de lunch werden in de hoofdzaal ‘Salon Honnorat’ gegeven, en tijdens de technische en gebruikerssessies werd daarnaast gebruik gemaakt van de ‘Salon Gulbenkain’ en ‘Salon Honnorat’; twee kleinere zalen.

09.30 – 10.00 uur

Opening sessie – Welkom speech

Jay Hoffman – Gallery Systems, New York

Vertelde over het giga TMS project. Alle voorwerpen zijn afgeroomd van twee grote musea in Frankrijk en de gegevens waren nog niet gedigitaliseerd en moets allemaal overgetypt worden van kaarten uit een kaartsysteem. Nu zijn alle gegevens via het web doorzoekbaar en ook via terminals in het museum.

10.05 – 10.50 uur

Gebruikerssessie – ‘Managing your collection in TMS’

Eerste spreker: Sarah Evens – assistent registrator voor data management en de permanente collectie – Dallas Museum of Art

In 2001: 23.000 records, 98.000 personen en instellingen, geen media records

In 2007: 28.000 records, 9.400 personen en instellingen, 3400 media records en 160 tentoonstellingsrecords

Opvallend waren een aantal door hen gemaakte Crystal Reports rapporten. Zo was er een exhibitions report, die opeenvolgend de voorwerpen voor een expositie laat zien welke voorafgegaan wordt door een gekleurde balk, in o.a. geel, groen en rood. Afhankelijk van of een voorwerp op z’n plaats stond en ook beschikbaar is. Hebben een ook een ‘Verzendingsrapport’ (Shipping report), voorts een bruikleenrapport met afkruishokjes voor de verschillende personen die over het voorwerp toestemming moeten geven; de directeur, de restaurator, de conservator enz.; heel praktisch.

Tweede spreker: Tim Henbry – Hoofd collectie management, The National Gallery, Londen

Conservatoren gebruiken liever web-applicatie met google-achtige benadering. De conversie was veel te gehaast uitgevoerd. Met eMuseum worden meer de day-to-day (dagelijkse) gegevens beschikbaar gesteld aan hen die dat wensen. Bijvoorbeeld een lijst van tentoongestelde voorwerpen met afbeelding. Het is een systeem door registratoren en niet van registratoren. Personen en instellingen dienen snel te worden opgeschoond omdat het nu weerhoudt TMS goed te gebruiken. Meer rapporten direct voor gebruikers (via menu) in plaats van de vele per email verstuurde rapporten. Procedures herzien en met rapporten ondersteunen. Kostte 6 maanden werk maar is het waard. Voorbeeld zijn ‘árt-handler reports’. Hierbij de procedures omzetten naar TMS en niet omgekeerd. Momenteel is er geen vertrouwen in de gegevens; in de meeste gevallen worden schilderij afmetingen opnieuw gemeten. Tips: 1). plan vanuit een breed uitgangspunt; 2). Stel realistische doelen en zorg vervolgens dat je ze haalt; 3). Omring je van een team van trouwe en kundige aanhangers.

10.50 – 11.05 uur

Koffie

11.05 – 11:50 uur

Technische sessie – ‘Customizing workflow procedures in TMS’

Eerste spreker: Jeff Steward – Manager van het Collectie Informatie Systeem, Museum of Fine Arts (MFA), Boston

Heel technisch verhaal van samenvoegen van verschillende databases, waarvan al in principe niet geheel duidelijk is dat de verschillende databases resultaat zijn van ooit verkeerde keuzes of een goed projectmatig geleid proces. Voorts gaat hij op twee problemen in met betrekking tot de controle van de vele invier van Personen en instellingen, warabij gebruikers door middel van rapporten worden ingelicht van hun invoer. Ten ene male ontbreekt mij het inzicht wat deze rapporten helpt de kwaliteit te verhogen als daar geen redactie management aan ten grondslag ligt. De aanpak lijtk me teveel technisch in plaats van procesmatig gericht op taken en verantwoordelijkheden. Voorts wordt een technische oplossing geboden op het managen van aangemaakte gebruikers (350) om te controleren of gebruikers dan al dan niet nog werkzaam zijn in TMS. Ook hier weer technische oplossingen voor wat mijn inziens vraagt om goede afspraken en duidelijke verantwoordelijkheden. Waarschijnlijk vertelde de spreker zijn verhaal vooral vanuit zijn technische kennis en vergat mogelijk onbewust de procesmatige kant of de inbedding binnen de instelling.

Tweede spreker: Sascha Curzon – Gallery Systems
‘Triggers and notifications’

Ook dit verhaal beloofde een voor mij te technische aanpak, zodat ik deze sessie verliet om een het tweede deel van een andere paralelle lezing te gaan volgen. Principe is in ieder geval dat in Oracle voor bij bepaalde situatie mailtjes worden verstuurd naar gebruikers onder bepaalde omstandigheden.

‘Accessing your institution’s information architecture’

De twee hoofdsprekers waren al klaar en het woord werd gevoerd door Jay Hoffman – Gallery Systems, New York. Hij ging in op hun blijvende taak te luisteren wat de gebruikers willen. PaulJac Verhoeven, de penningmeester van de TMS Belangengroep Vereniging, stelde de vraag of boeken en archieven niet beter konden worden opgenomen in TMS. Jay Hoffman vertelde dat hij meer dacht aan het koppelen van bibliotheekgegevens (samenwerking) dan van TMS een bibliotheekprogramma te maken. Voor wat betreft archiefmateriaal ziet hij wel een rol voor TMS weggelegd, daar archiefmateriaal beter past in de datastructuur van TMS.

12.00 – 12.45 uur

Gezamenlijke middagsessie

‘Keynote speech’: Dr. Steven Engelsman – directeur Volkenkundig Museum, Leiden

Enkele lessen uit 10 jaar lusten en lasten. Hij starte met een stelling: Het succes van vernieuwing wordt voor 25% bepaald door techniek en voor 75% door proces management en vaardigheden. Ook samenwerking is het sleutelwoord voor goede ontwikkeling. Korte geschiedenis. In 1992 was er chaos; Het Deltplan gaf een grote injectie; zowel voor collectieregistratie als collectiebeheer; registratiekaarten werden massaal geregistreerd; catalogus op het web; Vereniging van Volkenkundige musea kozen één systeem (TMS); Brik de Zwart (C-IT bv met Frans Bridié) en Jos Taekema (DEN) weg. Er brak een fase van bestendiging aan (groeiperiode was voorbij). Kennis in TMS mislukte. Les: conservatoren willen er alleen dingen uithalen en niet instoppen. Conservatoren stond het idee tegen dat zij af moesten zien van hun monopoly van kennis en wilden vanuit een powerbase bij hen laten. Zij bekeken TMS als nadeel en zagen alleen de nadelen in plaats van de voordelen. TMS als kennisverzamelaar mislukte, maar TMS als informator aan publiek van één grote collectie lukte. Volkendkunde was lange tijd TMS-user koploper, maar nu heeft het Tropenmuseum dit overgenomen. Zij hebben veel workflow ondersteuning (procedures) en de verplichting TMS te gebruiken voor informatieverrijking. In Europa is dat Museum de Quai Branly, Parijs. Wat maakt projecten succesvol; stel ambiteuse doelen; zorg voor een levendige organisatie die luistert en vraagt; die naar elkaar luistert in plaats van slechts te oordelen; waar vrijheid is en geen angst. Mijn uitdagingen voor de toekomst zijn: nog meer digitaliseren en beschikbaar stellen; kennis delen met partners.

12.45 – 13.34 uur

Lunch

13.50 – 14.35 uur

Gebruikerssessie – ‘Preparing your collection for publication online’

Eerste spreker: Judith Scheiber Dahou – Projectmanager voor Informatie Technologie, Hochschule für Gestaltung und Kunst, Zürich

Tweede spreker: Linda Pulliam – Hoofd Collectie Management, Museum of Fine Arts (MFA), Boston

Momenteel 362 gebruikers in 33 afdelingen. Een deel van de informatie is beschikbaar via het internet (eMuseum). Voorts een opsomming van allerlei (grote) subsidies voor grote projecten die veel werk in TMS betekende voor medewerkers en vrijwilligers. Voorts is TMS helemaal in de steigers gezet om als wetenschappelijk informatie als onderzoeksinstrument. Geen kleine prestatie. Een van de resultaten is het Gizeh-project, waarbij alle obejcten en archiefstukken (documenten en divers fotomateriaal) aan elkaar zijn gekoppelt. Hierbij zijn aparte views (schermen) ontwikkelt om de beschikbare bij elkaar horende informatie te tonen. Zeer professionele aanpak die op goede informatie aanpak en structuur is gestoeld.

14.45 – 15.30 uur

Eerste spreker: Karen Hudson – Museum Collectie Manager, het Connecticut Historical Society Museum (CHS)

Werken sinds 2001 met TMS met nu 280.000 records. Vertrekpunt voor de toepassing van thesauri was zowel voor gebruik in het museum als door het publiek. Als onderwerpen (extern) wordt de thesaurus gebruikt van de bibliotheek (Library of Congress Headings) als classificatie (intern) wordt de AAT gebruikt. Voor plaatsnamen wordt gebruik gemaakt van de Thesaurus of Geographical Names (Getty!) en Connecticut Plaatsnamen. Problemen bij thesauri is dat ze soms hinken op twee gedachten of intuïtief zijn. Ook zijn er termen in gebruik die als expert wel logisch zijn, maar die niet als zoekwoorden worden gebruikt door de gemiddelde gebruiker of bezoeker. Karen vertelde dat ze hierbij wel eens gebruik maat van UF (Used For = equivalent) verwijzingen om de termen toch in de thesaurus te hangen. Klaarblijkelijk is er al ervaring met zoektrefwoorden en wordt van deze ervaring gebruik gemaakt om de trefkansen te vergroten. Voor vele Nederlanders zal dit ‘vloeken in de kerk’ zijn, terwijl zij (mogelijk ook haar landgenoten) meer kiest voor de praktische benadering. Classificatieveld in TMS is niet herhaalbaar maar het veld attributen (tabblad Overigen linksonder) wel, zodat hier meerdere thesaurusclassificaties kunnen worden vermeld, zoals vorm, medium en functie. Ook fspraken met betrekking tot termgebruik in ‘vrije tekst’velden. Zoals afspraak geen afkortingen te gebruiken. Conclusie: zoek-equivalenten maken het mogelijk standaardtermen te optimaliseren als zoektermen voor een breder publiek; herhaalbare thesauri-velden maken het mogelijk collecties op meer dan één manier te grbuiken, om zo meer tegmoet te komen aan vragen en ook in een bredere behoefte te voorzien.

Tweede speker: Else Hartoch – Coördinator Collectie Management, Provinciaal Gallo-Romeins Museum Tongeren

In de archeologie schijnen al veel thesauri te bestaan. Dit is vooral omdat archeologische instituten veel met elkaar samenwerken en ook omdat het aantal voorwerpen vaak zeer groot is. Zo zijn er thesauri voor materialen, tijdsperioden, en objectclassificatie. Echter zijn er wel veel standaarden, maar echter ook meerdere voor hetzelfde doel, dus er bestaan meerdere standaarden naast elkaar ook in verschillende talen. Het museum is projectmatig deze thesauri naast elkaar te leggen en te zoeken naar overeenkomsten en deze in webapplicaties samen e brengen. Zij omarmen verdere samenwerking op dit gebied en het daarmee terugdringen van meerdere standaarden om zo te komen tot één standaard; ook internationaal.

15.30 – 15.45 uur

Koffie

15.45 – 16.30 uur

Gezamenlijke afsluitende sessie

Jay Hoffman - Gallery Systems, New York

Gaat in op de aankomende versie van TMS 9.40. Grootste verandering is een tentoonstellingsmodule applicatie met een boomstructuur toegankelijkheid van allerlei gegevens.

Kortom; leuke informatieve dag met interessante toepassingen van collega's die zeker tot denken zetten en een hoop enthousiaste collega's ontmoet. De dag liet weer zien dat TMS toch nog een hoop geheimen voor mij heeft en dat er een hoop mee kan.

Links: